Άρχισε από αυτή τη λίστα:
1.Περιόρισε τον χρόνο που χάνεις στα meetings.
Πόσες φορές βγήκες από ένα meeting που κράτησε μιάμιση ώρα, με την εντύπωση πως, ό,τι έπρεπε να αναλυθεί, θα μπορούσε να είχε συζητηθεί σε 10 μόλις λεπτά; Πόσες φορές ένιωσες ότι δεν χρειαζόταν καν να συμμετέχεις στη συγκεκριμένη συνάντηση, αφού στην πραγματικότητα όσα συζητήθηκαν δεν αφορούσαν το δικό σου πόστο καθόλου; Σίγουρα πολλές. Η λύση; Συζήτησε (μάλλον συγκαλώντας ένα... meeting) με τους συναδέλφους και τους ανωτέρους σου πώς μπορείτε να κάνετε αυτή τη διαδικασία πιο λειτουργική για όλους. Σε ποιες συναντήσεις πρέπει ο καθένας να συμμετέχει, ποιες μπορούν να γίνονται σε λιγότερο τακτική βάση και ποιες από αυτές θα μπορούσαν να έχουν αυστηρά μισάωρη διάρκεια;
2. Ομαδοποίησε παρόμοιες δραστηριότητες.
Κάνεις, στο πλαίσιο της δουλειάς σου, πολλές επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες μέσα στην εργάσιμη μέρα ή εβδομαδιαία σου – κάτι που έχει ως αποτέλεσμα ένα ατελείωτο multi tasking; Στο βαθμό που αυτό είναι εφικτό, ομαδοποίησε τις δραστηριότητές σου και θα δεις ότι θα είσαι πιο παραγωγική αλλά και πιο γρήγορη. Απάντησε για παράδειγμα σε όλα τα emails της μέρας το μεσημέρι (κάνοντας εξαιρέσεις μόνο για τα όντως επείγοντα), ή αφιέρωσε μία συγκεκριμένη μέρα της εβδομάδας σε ένα είδος δραστηριότητας που μέχρι πρόσφατα έκανες σε καθημερινή βάση, όμως θα μπορούσε να γίνει συγκεντρωμένα κάθε εβδομάδα.
3. Κάνε πιο «έξυπνα» τα emails σου.
Μην γράφεις ατελείωτες παραγράφους για να καταλήξεις σε κάτι που θα μπορούσες να πεις σε μια σειρά. Αφενός τρως τον δικό σου χρόνο γράφοντας, αφετέρου τρως τον χρόνο του παραλήπτη που θα διαβάσει το μήνυμά σου - και πιθανότατα θα σου απαντήσει με ένα εξίσου εκτενές κείμενο. Προσπάθησε να περιορίσεις το νόημα του email σου στις δύο πρώτες σειρές του κειμένου του- ή, ακόμα καλύτερα, στο θέμα του. Επίσης, άρχισε να χρησιμοποιείς τη σήμανση NNTR (ή No Need To Reply) στα emails που ο παραλήπτης δεν χρειάζεται να σου απαντήσει. Θα τον βγάλεις από τον κόπο να στείλει μια τυπική απόκριση ότι το έλαβε/ ότι συμφωνεί/ ότι σε ευχαριστεί και, τελικά, θα γλιτώσεις από αμέτρητα αχρείαστα emails στο inbox σου.
