1. Μην αφήνεις το θέμα του email κενό.
Γράψε κάτι σύντομο και περιεκτικό στο πεδίο «subject». Ο σκοπός σου είναι να δώσεις στον παραλήπτη να καταλάβει ακριβώς με τι έχει να κάνει το mail, χωρίς να χρειαστεί καν να το ανοίξει.
2. Μη γράφεις με κεφαλαία.
Το να γράψεις ένα ολόκληρο email με κεφαλαία (ακόμα κι αν όλο κι όλο είναι 1-2 προτάσεις) είναι αγενές και αντιεπαγγελματικό. Είναι περίπου σαν να φωνάζεις στον συνάδελφο που κάθεται δίπλα σου.
3. Μην κάνεις πάντα «reply to all».
Αν η απάντησή σου δεν αφορά όντως όλους τους παραλήπτες του αρχικού μηνύματος, ή αν δεν είναι υποχρεωτικό να συμπεριλάβεις τους πάντες στη συζήτηση, δεν υπάρχει κανένας λόγος να τους «σπαμάρεις» με άχρηστα για αυτούς emails. Σκέψου πόσο ενοχλητικό είναι όταν συμβαίνει σε εσένα κάτι αντίστοιχο.
4. Μη χρησιμοποιείς πολλά θαυμαστικά.
Τα τρία θαυμαστικά στο τέλος της πρότασης δεν επιδεικνύουν ενθουσιασμό για τη δουλειά σου. Απλώς αφαιρούν τον επαγγελματικό χαρακτήρα από το κείμενό σου.
5. Μη γράφεις υπερβολικά μεγάλα emails
Η ακατάσχετη φλυαρία σε ένα επαγγελματικό email είναι τουλάχιστον ενοχλητική. Το παν, και εδώ, είναι να είσαι σαφής και περιεκτική.
